Digitale Signaturen markieren für viele Unternehmen den Einstieg in die Digitale Transformation ihres Vertragswesens – doch ihr strategisches Potenzial reicht weit darüber hinaus. Im Interview erläutert Jakob Sprenger, Lead Product Manager DACH bei Docusign, wie sich Verträge von statischen Dokumenten zu aktiven, datengetriebenen Steuerungsinstrumenten entwickeln. Er zeigt auf, wie Intelligent Agreement Management (IAM), KI und digitale Vertrauensdienste Geschäftsprozesse ganzheitlich automatisieren, Compliance systematisch absichern und Unternehmen dabei unterstützen, regulatorische Komplexität mit Effizienz und Transparenz zu verbinden.
Jakob Sprenger (S): Die elektronische Signatur ist für viele Unternehmen der erste Hebel für mehr Effizienz im Vertragswesen – doch sie ist erst der Anfang. Heute steht die Signatur nicht mehr isoliert am Ende eines Prozesses. Sie ist vielmehr ein integraler Bestandteil von Docusign IAM (Intelligent Agreement Management), einer neuen Plattform-Kategorie für intelligentes Vertragsmanagement. Docusign agiert hierbei als strategische Ebene für verschiedene Geschäftsprozesse , die den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags abbilden – von der Erstellung über die Zustimmung bis zur Verwaltung – nahtlos digitalisiert.
Durch die konsequente Eliminierung von Medienbrüchen transformieren wir Verträge in strukturierte Datenbestände. Heute leiden 50% der Prozesse unter Medienbrüchen, in denen ein digitaler Prozess unterbrochen wird, Daten werden ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst. IAM sorgt dafür, dass Informationen nicht mehr statisch in PDF-Dokumenten verweilen, sondern proaktiv wertschöpfend genutzt werden können. Dies ermöglicht eine Automatisierung, bei der Daten aus Drittsystemen direkt in die Vertragserstellung fließen und nach der Unterzeichnung sofort für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung stehen. Die Absicherung erfolgt dabei durch revisionssichere Audit-Trails, die die Resilienz und Transparenz der gesamten Prozesskette erhöhen.
S: Die regulatorische Landschaft, geprägt durch Themen wie DORA, das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder den EU AI Act , verlangt eine sofortige Auskunftsfähigkeit über vertragliche Verpflichtungen. Docusign IAM schafft die technologische Basis, um Compliance-Vorgaben systemseitig abzusichern und sofortige Transparenz zu gewährleisten – ganz ohne aufwendige manuelle Prüfungen. So lassen sich Effizienzsteigerungen realisieren, die nicht nur die Kundenzufriedenheit erhöhen, sondern Compliance und Wirtschaftlichkeit miteinander in Einklang bringen.
Ein zentraler Baustein ist hierbei AI Assisted Review. Unternehmen können Vereinbarungen effizient gegen ihre vorab genehmigten Regeln prüfen. Die KI liefert direkt Markup-Vorschläge, um die Vertragssprache präzise an interne Anforderungen oder regulatorische Standards anzupassen. So lassen sich beispielsweise unter DORA notwendige Anpassungen in Drittparteienverträgen schneller identifizieren und konsistent umsetzen. Dies bringt Datenschutz und Effizienz in Einklang, da Risiken minimiert werden, ohne den operativen Durchsatz zu bremsen.
S: Das größte Potenzial von KI liegt in der Transformation unstrukturierter Dokumente in wertvolle Business Intelligence. Gerade bei umfangreichen Vertragsbeständen und massiven Datenmengen spielt die Technologie ihre Stärken aus: Sie macht verborgene Informationen effizient nutzbar, wo manuelle Prozesse an ihre Grenzen stoßen. Für den deutschen Markt stehen hier drei IAM-Säulen im Fokus:
Effiziente Prüfung (AI Assisted Review): Durch den Abgleich mit internen Regeln oder externen regulatorischen Anforderungen wird sichergestellt, dass Unternehmensstandards gewahrt bleiben. Anstatt Klauseln von Grund auf neu zu entwerfen, beschreiben Anwender die gewünschte Regelung in natürlicher Sprache, und die KI generiert einen validen Startpunkt.
KI-gestützte Datenextraktion (Navigator): Informationen werden automatisch aus dem Vertragsbestand extrahiert und im Navigator zentralisiert. Damit entfällt das manuelle Suchen in statischen Dokumenten; Verträge werden zu einer durchsuchbaren Datenquelle und liefern auch lange nach dem Vertragsabschluss direkte Informationen zu Geschäftsprozessen, Rechten und Pflichten, die aus verschiedenen Verträgen entstehen.
KI-gestütztes & individuelles Reporting: Unternehmen können nun in Sekundenschnelle Einblicke gewinnen. Dies ermöglicht eine individuelle Berichterstattung über Risiken oder Fristen auf Knopfdruck, was die strategische Entscheidungsfindung massiv unterstützt und ein entscheidender Unterschied ist, wenn sich Rahmenbedingungen schnell ändern.
S: Integrität und Transparenz werden bei Docusign durch ein technisches Framework sichergestellt, das Vertrauen messbar macht – dies ist besonders wichtig in hoch regulierten Bereichen wie im Finanzsektor oder im Gesundheitsbereich. Jedoch ist für Docusign Integrität und Vertrauen auch so wichtig, da es Vertrauen schafft und Vertrauen die Grundlage für Vertragsprozesse ist. Dadurch haben wir auch bei der Entwicklung der IAM Plattform auf Integrität und Transparenz gesetzt.
Jeder Schritt innerhalb der IAM-Plattform wird lückenlos dokumentiert. Durch den Einsatz zertifizierter Vertrauensdienste garantieren wir, dass ein Dokument nach der Signatur unveränderlich bleibt. Die Transparenz wird durch AI-Assisted Review verstärkt: Autorisierte Nutzer können spezifische Textstellen markieren und direkt befragen und erhalten Insights mit direkten Verweisen auf den Quelltext. Dies schafft eine neue Ebene der Revisionssicherheit, da Informationen nicht mehr mühsam interpretiert werden müssen, sondern klar belegbar und jederzeit abrufbar sind.
S: Die Digitalisierung führt zu einem Paradigmenwechsel von der Dokumentenverwaltung hin zum Datenmanagement. In stark regulierten Branchen bedeutet dies den Übergang von reaktiven Kontrollen hin zu Proactive Governance.
Arbeitsprozesse werden effizienter, da die KI-gestützte Datenextraktion manuelle Erfassungsfehler eliminiert. Juristische und operative Teams werden von repetitiven Aufgaben befreit, da die KI durch Playbook-Analysen die Vorarbeit leistet. Freigabeketten werden beschleunigt, da die notwendigen Entscheidungsgrundlagen durch individuelles Reporting sofort vorliegen. Das kann oft auch zu verbesserter Kundenerfahrung führen, da Kunden schneller Zugriff auf Produkte haben und diese sofort nutzen können. Der Vertrag ist kein passives Archivgut mehr, sondern ein aktiver Teil der Unternehmenssteuerung, der bei regulatorischen Änderungen (z.B. neue BaFin-Rundschreiben) sofort analysiert werden kann.
Deswegen ist der Schritt von der Digitalisierung der Signatur hin zur Digitalisierung des gesamten Prozesses so wichtig und der logische nächste Schritt.
S: Die größte Hürde ist oft die „Datensilo-Problematik“: Vertragsinformationen sind über verschiedene Abteilungen verstreut und nur als statische PDFs verfügbar. Dabei sind oft einige Schritte digital und andere nicht, jedoch nicht der gesamte Prozess.
Docusign begleitet Unternehmen dabei, diese statischen Informationen in wertschöpfende Daten zu transformieren. Mit dem Navigator unterstützen wir bei der Zentralisierung und der KI-gestützten Extraktion wesentlicher Vertragsattribute. Wir helfen dabei, papierbasierte oder unstrukturierte Prozesse in digitale Prozesse zu überführen. So wird die Umstellung nicht als IT-Last, sondern als Befreiung der Daten wahrgenommen, die es dem Unternehmen erlaubt, Risiken besser zu steuern und Potenziale im Bestand (wie z.B. Upsell-Möglichkeiten oder Einsparungen) überhaupt erst zu erkennen.
S: In den nächsten fünf Jahren wird die Grenze zwischen Vertragsinhalt und operativer Ausführung verschwimmen:
Vollständige Daten-Liquidität: Verträge werden nicht mehr als Dokumente betrachtet, sondern als Sammlungen von Datenpunkten, die nahtlos in ERP- und CRM-Systeme integriert sind.
Kontextuelle KI-Assistenz: Die KI wird nicht mehr nur extrahieren, sondern im Moment der Erstellung proaktiv auf Widersprüche zu globalen regulatorischen Entwicklungen hinweisen.
Self-Service & No-Code: Fachabteilungen werden komplexe, regelbasierte Vertragsworkflows selbst konfigurieren, wobei die Einhaltung der Compliance-Playbooks systemseitig durch die KI garantiert wird.
Echtzeit-Risiko-Reporting: Das Management wird Dashboards nutzen, die in Echtzeit die Risikoexposition des gesamten Unternehmens auf Basis der aktuellen Vertragsdaten visualisieren.
Die Einblicke von Jakob Springer verdeutlichen, wie entscheidend integriertes Vertrags- und Datenmanagement für resiliente, zukunftsfähige Organisationen ist. Genau diese Fragestellungen stehen auch im Fokus der TRANSFORM: Hier diskutieren Entscheiderinnen und Entscheider, Vordenkerinnen und Vordenker sowie Innovatorinnen und Innovatoren aus Konzernen, Mittelstand und Startups, wie KI, Digitale Transformation und moderne Plattformstrategien messbaren Business Impact schaffen. Nutzen Sie die TRANSFORM, um praxisnahe Perspektiven zu vertiefen, sich mit führenden Expertinnen und Experten auszutauschen und konkrete Impulse für die Weiterentwicklung Ihrer Organisation mitzunehmen. Hier geht es du zu den Tickets.
